Elke tandartspraktijk in Nederland kent het probleem. De telefoon gaat, maar de assistente is bezig met een patient aan de balie. De praktijkhouder zit in de behandelstoel. De telefoon rinkelt drie keer, vier keer, en stopt dan. De beller hangt op en belt de concurrent.

Dit scenario herhaalt zich dagelijks in honderden praktijken door heel Nederland. Uit onderzoek blijkt dat tot 38% van de telefoontjes naar tandartspraktijken onbeantwoord blijft tijdens werkuren. Na sluitingstijd is dat percentage bijna 100%.

Hoeveel kost een gemist telefoontje?

Laten we rekenen. De gemiddelde levenslange waarde van een nieuwe patient voor een tandartspraktijk ligt tussen de 2.000 en 5.000 euro. Zelfs een eenvoudige controleafspraak is 50 tot 100 euro waard.

Als uw praktijk vijf telefoontjes per dag mist en slechts 20% daarvan nieuwe patienten zijn, dan verliest u elke dag een potentiele nieuwe patient. Over een maand zijn dat 20 gemiste patienten. Bij een gemiddelde levenslange waarde van 3.000 euro is dat 60.000 euro aan gemiste omzet per maand.

Het pijnlijke is dat u niet eens weet dat het gebeurt. Gemiste oproepen laten geen spoor achter.

Waarom worden er zoveel telefoontjes gemist?

Het ligt zelden aan het team. De oorzaken zijn structureel. De assistente aan de balie doet vijf taken tegelijk: patienten inchecken, betalingen verwerken, de agenda beheren, vragen beantwoorden en de telefoon opnemen. Als al deze taken tegelijk om aandacht vragen, verliest de telefoon.

Tijdens de lunchpauze, precies het moment waarop werkende patienten bellen, is de bezetting vaak minimaal. Na 17:00 uur gaat de telefoon naar de voicemail. In het weekend is de praktijk telefonisch volledig onbereikbaar.

Wat is een AI-receptionist?

Een AI-receptionist zoals Emma beantwoordt elk telefoontje, direct, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Ze kan tot 20 gesprekken tegelijkertijd voeren, spreekt meerdere talen en klinkt natuurlijk en professioneel.

Voor tandartspraktijken doet Emma het volgende: ze maakt afspraken direct in uw agenda, beantwoordt veelgestelde vragen over behandelingen, tarieven en verzekeringen, vangt nieuwe patientgegevens op en stuurt urgente oproepen door naar de dienstdoende tandarts.

Hoe werkt het in de praktijk?

De implementatie is eenvoudig. Emma wordt gekoppeld aan uw bestaande telefoonnummer. Uw nummer verandert niet. Uw patienten merken alleen dat de telefoon altijd wordt opgenomen. De installatie duurt enkele dagen.

U behoudt volledige controle. Via een dashboard ziet u precies welke gesprekken Emma heeft gevoerd, welke afspraken ze heeft gemaakt en welke oproepen ze heeft doorgeschakeld. U kunt de begroeting aanpassen, openingstijden instellen en bepalen welke vragen Emma zelfstandig mag beantwoorden.

AVG en privacy

Als Europees bedrijf voldoet RingBoost AI volledig aan de AVG (GDPR). Patientgegevens worden versleuteld opgeslagen en nooit gedeeld met derden. Emma verwerkt alleen de informatie die nodig is voor het maken van afspraken en het beantwoorden van vragen.

Wat merken praktijken na de overstap?

Tandartspraktijken die overstappen naar een AI-receptionist zien doorgaans een toename van 25 tot 40% in geboekte afspraken binnen de eerste maand. Dit komt simpelweg doordat alle telefoontjes nu worden beantwoord, ook de oproepen die eerder verloren gingen.

Het team ervaart minder stress doordat de telefoon niet meer constant overgaat. De assistente kan zich volledig richten op de patienten in de wachtkamer, wat de algehele patientervaring verbetert.

Probeer Emma gratis

Wilt u weten hoeveel telefoontjes uw praktijk mist? Boek een gratis demo en ervaar hoe Emma elk telefoontje opneemt, professioneel, meertalig, 24/7.

Bezoek ringboost.ai/medical voor meer informatie of om een demo te boeken.