Come i ristoranti italiani perdono migliaia di euro in prenotazioni mancate
Venerdi sera, ore 20:00. Il ristorante e pieno. La cucina lavora a pieno regime. Tre camerieri gestiscono la sala. Il telefono squilla.
Nessuno risponde. Sono tutti impegnati con gli ospiti gia presenti.
Quella telefonata era un gruppo di sei persone che voleva prenotare per sabato prossimo. Hanno provato una volta, forse due, poi hanno prenotato altrove. Non saprete mai che hanno chiamato.
Il telefono resta fondamentale per le prenotazioni
Nonostante la crescita delle piattaforme di prenotazione online come TheFork, le telefonate rimangono il modo principale con cui i clienti prenotano nei ristoranti in Italia. Questo vale soprattutto per i gruppi numerosi, le richieste speciali come allergie o celebrazioni, e per i clienti piu anziani che preferiscono parlare con una persona.
Quando un ospite chiama per prenotare, sta prendendo una decisione in quel momento. Non sta navigando, e pronto a confermare. Se nessuno risponde, non aspetta. Chiama il ristorante successivo nella lista.
I numeri delle chiamate perse nei ristoranti
Un ristorante medio in Italia ha un valore medio per prenotazione di 150-300 euro per un tavolo da quattro (cibo e bevande). Durante le ore di punta e nei fine settimana, esattamente quando il team e troppo impegnato per rispondere al telefono, il volume delle chiamate e al massimo.
Se il vostro ristorante perde solo 3 chiamate di prenotazione al giorno, e ogni prenotazione vale in media 200 euro, sono 600 euro al giorno di potenziale fatturato che se ne va. In un mese, sono 18.000 euro.
E questo senza contare i clienti abituali che avete perso. Un ospite che ha una bella esperienza torna piu volte. Un ospite che non riesce nemmeno a raggiungervi al telefono va dalla concorrenza e potrebbe non pensare mai piu a voi.
Perche la copertura telefonica nei ristoranti e cosi difficile
I ristoranti hanno un problema di copertura diverso da altre attivita. Il periodo piu intenso per le prenotazioni telefoniche (dalle 17:00 alle 20:00) coincide perfettamente con il periodo piu intenso per il servizio. Il personale che dovrebbe rispondere al telefono e lo stesso che sta accogliendo gli ospiti, prendendo ordini e servendo i piatti.
Il servizio del pranzo crea una seconda zona morta. E molti ristoranti sono completamente chiusi tra le 15:00 e le 17:00, perdendo chiunque chiami nel pomeriggio per pianificare la serata.
A differenza di un ufficio dove si puo dedicare qualcuno al telefono, i ristoranti operano con margini sottili e team snelli. Aggiungere un addetto a tempo pieno solo per rispondere alle chiamate non ha senso economico per la maggior parte dei ristoranti indipendenti.
Il problema degli ordini da asporto
Per i ristoranti che offrono asporto, il telefono diventa ancora piu critico. Gli ordini telefonici durante le ore di punta competono con il servizio in sala per l'attenzione del personale. Ogni chiamata non risposta e un ordine perso, e a differenza di una prenotazione mancata, un ordine da asporto ha un impatto immediato e misurabile sul fatturato.
Un receptionist AI gestisce gli ordini da asporto contemporaneamente alle chiamate per prenotazioni, catturando ogni euro di fatturato indipendentemente da quanto sia impegnata la sala.
Come Emma risolve il problema
Emma risponde a ogni telefonata nel momento in cui squilla, che siano le 11 del mattino di un martedi tranquillo o le 20 di un sabato pieno. Prende prenotazioni, annotando il numero di persone, la data, l'ora e le richieste speciali. Gestisce le domande sulle allergie e le intolleranze. Puo elaborare ordini da asporto semplici. E fa tutto questo in piu lingue, essenziale per le citta turistiche come Roma, Milano, Firenze e Venezia.
Per il team del ristorante, e una trasformazione. Il telefono smette di squillare durante il servizio. L'addetto all'accoglienza puo concentrarsi nel ricevere e far accomodare gli ospiti. I camerieri non vengono interrotti a meta tavolo per rispondere al telefono.
Il risultato
I ristoranti che implementano un receptionist AI vedono tipicamente un aumento immediato delle prenotazioni settimanali perche ora catturano le chiamate che prima perdevano durante il servizio. Molti riportano anche una maggiore soddisfazione del personale: lo stress costante di un telefono che squilla durante un servizio pieno viene eliminato.
I vostri tavoli sono il vostro inventario. Ogni sedia vuota e fatturato perso che non potra mai essere recuperato. Se il motivo di quelle sedie vuote e che nessuno ha risposto al telefono, il problema ha una soluzione molto semplice.
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